Unidad 5 Manejo de las Bases 5.1 Definición y aplicaciones

 Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

Características

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

Independencia lógica y física de los datos.

Redundancia mínima.

Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.

Integridad de los datos.

Consultas complejas optimizadas.

Seguridad de acceso y auditoría.

Respaldo y recuperación.

4.5 Gráficos

Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad de datos que a menudo son difíciles de interpretar. Por ejemplo, los valores máximos y mínimos,  aumentan los números o disminuyen Las respuestas son más claras cuando los datos se representan con un gráfico. Excel te ofrece varios tipos de gráficos que cuentan con sus propias ventajas. Estos son:

Columna

Los gráficos de columnas son simples, pero versátiles. Pueden ser utilizados para mostrar casi cualquier tipo de datos y hay muchas variaciones, tales como 3-D, pirámide y otras. El ejemplo mostrado es un gráfico de columnas agrupadas.

Línea

Los gráficos de líneas son ideales para mostrar tendencias. Los puntos están conectados con líneas por lo que es fácil ver que los números están aumentando o disminuyendo.

Torta

Los gráficos circulares te permiten ver las proporciones de un vistazo. Cada valor se muestra como una rebanada del pastel, así que es fácil ver cuál valor representan el porcentaje más grande y más pequeño.

Barras

Los gráficos de barras funcionan igual que los gráficos de columnas, pero en lugar de columnas verticales, utilizan barras horizontales.

Área

Los gráficos de área son muy similares a los de línea, excepto que la zona bajos las líneas tienen relleno. Esto puede facilitar la lectura de los datos aunque en algunos casos el relleno puede tapar información.

4.4 Fórmulas

Puede usar Excel para calcular los totales de una columna o una fila de números, pero también puede calcular el pago de una hipoteca, resolver problemas matemáticos o de ingeniería, o dar con la hipótesis más optimista en función de las variables que introduzca.

Excel realiza estas operaciones usando fórmulas en las celdas. Una fórmula realiza cálculos u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo. Una fórmula siempre empieza con un signo igual (=), seguido de números, operadores matemáticos (como los signos de más y menos) y funciones, que pueden ampliar el poder de una fórmula.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, después, suma 5 al resultado para dar con la respuesta, 11.

=2*3+5

Esta fórmula siguiente utiliza la función pago para calcular el pago de una hipoteca ($1,073.64), que está basado en una tasa de interés de un 5 por ciento (5% divido por 12 meses es igual a la tasa de interés mensual) durante un período de 30 años (360 meses) de un préstamo de 200.000 $:

=PAGO(0.05/12,360,200000)

4.3 Estilo y formato de celdas

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de formato, como fuente y tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan realizar cambios en celdas específicas, también se puede usar un estilo de celda que bloquee las celdas.

Microsoft Office Excel ofrece varios estilos de celda integrados que se pueden aplicar o modificar. Asimismo, se puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear uno propio personalizado.

IMPORTANTE  Los estilos de celda se basan en el tema de documento que se haya aplicado a todo el libro. Al cambiar a otro tema de documento, los estilos de celda se actualizan para que coincidan con el tema del nuevo documento.

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2003 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando la barra de menús:

De la barra de menús desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

4.2 Celdas, hojas y libros

Celda

En la celda se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.

2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple flecha.

3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. 

Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina.

La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.

Hoja

Una hoja de trabajo Excel se conoce también como hoja de cálculo Excel. Una hoja de trabajo está compuesta por filas y columnas, formando celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas. El conjunto de hojas de trabajo contenidas en un  solo archivo se denomina libro de trabajo Excel.

Por omisión se crean tres hojas de trabajo en un libro Excel. Las hojas de trabajo se identifican como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. El nombre de una hoja de trabajo puede ser cambiado.

Dentro de la hoja de trabajo, las filas se identifican con números, las columnas se identifican con letras y las celdas se identifican con la combinación de la columna y fila donde está ubicada la celda.

En Excel 2003 o versiones previas se pueden crear hasta 255 hojas de trabajo. En Excel  2007, 2010 y nuevas versiones  el número máximo de hojas que se pueden insertar está limitado a la memoria y la capacidad de disco duro del computador.

Libro

Un libro de trabajo Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo que permiten introducir y almacenar datos relacionados. Por omisión, al crear un nuevo libro Excel este toma el nombre de Libro 1 y contiene tres hojas de cálculo. El nombre del libro del trabajo al igual que las hojas de cálculo pueden cambiarse si así se desea.

4.0 Manejo de hojas de cálculo 4.1 Definición y aplicaciones

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo. 

Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos ingresados:

·         Histogramas

·         Curvas

·         cuadros de sectores

Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Las operaciones más básicas que una hoja de cálculo puede utilizar son la suma, la resta, la multiplicación y la división. No obstante, existen una amplia gama de posibilidades en lo que respecta a funciones que simplifican un enorme conjunto de cálculos más complejos.

Por ejemplo, es posible sacar un promedio de un conjunto de valores de un modo en extremo sencillo. En cuanto al manejo de datos, es posible realizar búsqueda de patrones, posibilitando unir datos de planillas distintas.

Desde el punto de vista lógico, una planilla de cálculo permite la realización de pequeños programas en lo que respecta al manejo de cálculos y datos. Así, son comunes distintas operaciones lógicas tales como la adición, la disyunción, la condición, etc. Gracias a esta versatilidad es posible llevar actividades que hagan uso de un enorme conjunto de variables.

Desde el punto de vista de los datos, las hojas de cálculo actuales permiten hacer una consulta a distintas motores de bases de datos. Esto permite cruzar datos entre distintas tablas, trabajar con ellos, etc.

3.8 Elementos avanzados: tabla de contenido, referencias cruzadas, índice analítico, entre otros

Tabla de contenido

Para crear una tabla de contenido que podrá mantener actualizada con gran facilidad, en primer lugar deberá aplicar los estilos de título (por ejemplo, Título 1 y Título 2) al texto que desea incluir en dicha tabla. Para más información sobre los estilos de título, vea este artículo sobre cómo agregar un encabezado.

Word buscará estos títulos y los usará para crear la tabla de contenido. Word actualizará la tabla de contenido siempre que usted cambie el nivel, la secuencia o el texto de título.

Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento.

Haga clic en Referencias > Tabla de contenido y, a continuación, elija una Tabla automática de la galería de estilos.

Si selecciona Tabla manual, Word insertará el texto de marcador de posición y creará una imagen de la tabla de contenido. Las Tabla manual no se actualizan automáticamente.

También puede personalizar el aspecto de la tabla de contenido. Por ejemplo, puede cambiar la fuente, especificar el número de niveles de título que desea mostrar y si debe incluir líneas de puntos entre las entradas y los números de página. Para más información, vea Dar formato a una tabla de contenido.

Referencia cruzada

Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otra ubicación en un documento. Por ejemplo, puede mencionar "Figura 1" en el documento y hacer referencia al lector a la ubicación de la figura en otra parte del documento. De forma predeterminada, Word inserta una referencia cruzada como un hipervínculo en el que puede hacer clic para ir directamente al elemento con la referencia cruzada. Puede crear referencias cruzadas a los elementos, como encabezados, notas al pie, marcadores, títulos y párrafos numerados. Si agrega o quita contenido que hace que el elemento referenciado se mueva, puede actualizar la referencia cruzada.

Índice

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuación, se genera el índice.